Strukturberatung

Für das mittelständische Unternehmen, das sich auf Büro- und Objekteinrichtungen spezialisiert hat, durften wir alle internen Prozesse durchleuchten und verändern bzw. anpassen. Ziel war es, das Papier abzuschaffen, alles digitaler miteinander zu vernetzen und so eine Optimierung der Abläufe und Verringerung der Fehlerquote zu erreichen. Dafür haben wir alle Arbeitsschritte in den beteiligten Abteilungen wie Vertriebsaußendienst und -innendienst, Buchhaltung, Disposition und Montage analysiert. Aus den dadurch gewonnenen Erkenntnissen konnten wir dann unsere Schlüsse ziehen und uns gemeinsam mit den Teams an die Umsetzung machen. Das Ergebnis hat bereits nach sechs Monaten begeistert. Sebastian Möldner, Leiter Vertriebsinnendienst: „Wir können heute mit weniger Personal und einer geringeren Fehlerquote mehr Aufträge abarbeiten.“

Der wachsende Erfolg hat den Bundesligisten abseits des Parketts an seine Grenzen gebracht. Durch den Aufstieg der zweiten Mannschaft in die 3. Liga und den Einzug der Baskets in die Playoffs wurden die Aufgaben im Office zahlreicher und komplexer. Es galt beispielsweise mehr Sponsoren zu betreuen, die Durchführung der Playoff Spiele zu planen und zu vermarkten und häufigere Partnermeetings zu organisieren. Wir haben hier gemeinsam mit den Mitarbeitenden in Workshops eine komplett neue Struktur geschaffen. Wir haben Handlungsabläufe optimiert und Aufgaben neu zugeteilt. Des Weiteren haben wir neue Systeme in Vertrieb und Ticketing eingeführt und diese maximal miteinander vernetzt. Dazu Steffen Liebler, Geschäftsführer der Würzburg Baskets: „Nach der Strukturberatung weiß nun jeder im Team, was seine Aufgaben sind. Es gibt keine Überforderung mehr, die Kommunikation untereinander hat sich verbessert und die Mitarbeitenden sind in Summe viel zufriedener.“

Der europaweit agierende Onlineshop für Designmöbel erlebte während Corona einen Boom, bedingt durch den geschlossenen Einzelhandel. Auf diesen Ansturm war das Team nicht vorbereitet, es war schlichtweg zu viel zu tun. Die Fehlerquote erhöhte sich signifikant, die Mitarbeitenden waren überfordert und viele haben gekündigt. Nach dem Boom kam die Flaute. Corona war vorbei, die Ukrainekrise und die Inflation ließen die Verkaufszahlen einbrechen. Jetzt war es an der Zeit, Abläufe so zu digitalisieren, dass Aufträge automatisch in unsere Warenwirtschaftssystem eingespielt werden: von der Kundenbestellung über die Auftragsbestätigung, von der automatischen Verbuchung der Zahlungseingänge bis hin zum Erzeugen des Lieferscheins. Zuerst haben wir uns daran gemacht, die Prozesse und Strukturen in allen Abteilungen zu analysieren. Dann haben wir die Optimierungen gemeinsam mit den Teams umgesetzt und die Abläufe durch Systemvernetzungen bestmöglich digitalisiert. Heute können wir eingehende Bestellungen viel effektiver, mit weit weniger Personal und somit auch geringeren Kosten abarbeiten. Die Fehlerquoten sind niedrig und die Mitarbeiter:innen haben mehr Freude an ihrer Arbeit. „Wir freuen uns auf den nächsten Aufschwung, denn jetzt sind wir gerüstet“, so Sonja Balthasar, Leitung einrichten-design.de.